Office Assistent Amersfoort
16-01-2023 |
Referentie: af1849ed-1d4e-4590-95a9-775fabf390a6 |
|
Regio |
Amersfoort |
Werkuren |
33 - 40 uur |
Opleidingsniveau |
MBO |
Dienstverband |
Fulltime |
Provincie |
Utrecht |
Vakgebied |
Techniek |
|
Voor onze opdrachtgever in Amersfoort zijn wij op zoek naar een administratieve duizendpoot. (Vaste baan)
De functie:
Het op een zo efficiënt mogelijke manier organiseren van backoffice werkzaamheden aangevuld met
administratieve taken met als doel optimale ondersteuning van alle afdelingen bij onze opdrachtgever.
Als Office Assistant ben jij het eerste aanspreekpunt van het bedrijf, je bent het visitekaartje van het
bedrijf. Je handelt hierbij vanuit de competenties van het bedrijf.
Verantwoordelijkheden Receptie• Klantvriendelijk verwerken van (inkomend) telefoonverkeer.
• Behandelen van eerstelijnsvragen over offertes en opdrachten
• Back-up storingsdienst.
• Het ontvangen van bezoekers.
• Het bijhouden van binnenkomende en vertrekkende bezoekers en collega’s.
• Correcte toegangsregistratie d.m.v. aanmaken “swipes”.
• Behandelen van inkomende en uitgaande e-mails van diverse mailboxen.
• Verwerken van inkomende en uitgaande post.
Verantwoordelijkheden Officemanagement• Voorraadbeheer kantoorbenodigdheden, inclusief drukwerk, keukenbenodigdheden.
• Efficiënt beheren en verwerken bestellingen.
• Boeken overtochten eilanden + ontheffingen regelen.
• Boeken accommodaties, vluchten.
• Uitvoerende/ coördinerende taken m.b.t. gebouw/facilitair.
• Beheer printers + frankeermachine.
• Bestellingen bloemen, kaarten, attenties bijzondere gelegenheden.
• Zelfstandig organiseren bijeenkomsten/activiteiten.
• Netheid pand, keuken.
• Het ondersteunen van diverse afdelingen (met name Finance, HR, Nieuwbouw/Projecten en
het MT) met voorkomende administratieve werkzaamheden. O.a. het verzorgen van
correspondentie, versturen mailings.
• Up-to-date houden van jaarplanning/ kalenders/agenda’s, plannen afspraken.
• Voorbereiden vergaderingen (externen/trainingen).
• Het bewaken en onderhouden van het registratiesysteem/portal voor klanten.
• Verwerken keuringsrapporten.
• Uitvoerende taken wagenparkbeheer.
• Aanmaken en opvolgen van klachten in het centrale klachtensysteem.
Verantwoordelijkheden Finance• Het ondersteunen van de administratie, zoals:
• Het maken van uitgaande facturen.
• Inboeken van pakbonnen.
• Verwerken inkomende facturen.
Bevoegdheden • Het doen van bestellingen/ boekingen tot €500,-.
• Inplannen van vergaderingen.
• Uitgifte kantoorartikelen.
• Uitgifte/ inname auto’s.
Kennis en vaardigheden• Minimaal MBO niveau 4+ werk- en denkniveau.
• Relevante opleiding tot bijv. Telefoniste/Receptioniste, Secretaresse of Managementassistent.
• Minimaal 2 jaar recente werkervaring in soortgelijke functie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
• Goede organisatorische vaardigheden
• Kennis van MS Office.
Competenties van het bedrijf• Betrokkenheid
• Excellente service
• Innovatie
• Integriteit
• Veiligheid
Competenties functie gerelateerd• Klantgericht
• Resultaatgericht
• Accuraat
• Zelfstandig
• Proactief
• Flexibel
• Communicatief vaardig
Herken jij je in bovenstaand profiel? Stuur ons dan jouw CV onderbouwt met een goede motivatie waarom jij de persoon bent die wij zoeken.
Deze baan is niet meer beschikbaar.
Ken je ons motto? Wij gaan door waar anderen stoppen. En dus helpen we je graag verder. Hieronder gaan we er alvast vanuit dat je een soortgelijke baan zoekt.
Misschien is één van de onderstaande vacatures iets voor je