Office Assistent Amersfoort

29-11-2021 Referentie: af1849ed-1d4e-4590-95a9-775fabf390a6
Regio Amersfoort
Werkuren 33 - 40 uur
Provincie Utrecht
Vakgebied Techniek
Opleidingsniveau MBO
Dienstverband Fulltime

Voor onze opdrachtgever in Amersfoort zijn wij op zoek naar een administratieve duizendpoot. (Vaste baan)



De functie:
Het op een zo efficiënt mogelijke manier organiseren van backoffice werkzaamheden aangevuld met 
administratieve taken met als doel optimale ondersteuning van alle afdelingen bij onze opdrachtgever.
Als Office Assistant ben jij het eerste aanspreekpunt van het bedrijf, je bent het visitekaartje van het 
bedrijf. Je handelt hierbij vanuit de competenties van het bedrijf.
Verantwoordelijkheden Receptie
• Klantvriendelijk verwerken van (inkomend) telefoonverkeer.
• Behandelen van eerstelijnsvragen over offertes en opdrachten
• Back-up storingsdienst.
• Het ontvangen van bezoekers.
• Het bijhouden van binnenkomende en vertrekkende bezoekers en collega’s.
• Correcte toegangsregistratie d.m.v. aanmaken “swipes”.
• Behandelen van inkomende en uitgaande e-mails van diverse mailboxen.
• Verwerken van inkomende en uitgaande post.
Verantwoordelijkheden Officemanagement
• Voorraadbeheer kantoorbenodigdheden, inclusief drukwerk, keukenbenodigdheden.
• Efficiënt beheren en verwerken bestellingen.
• Boeken overtochten eilanden + ontheffingen regelen.
• Boeken accommodaties, vluchten.
• Uitvoerende/ coördinerende taken m.b.t. gebouw/facilitair.
• Beheer printers + frankeermachine.
• Bestellingen bloemen, kaarten, attenties bijzondere gelegenheden.
• Zelfstandig organiseren bijeenkomsten/activiteiten.
• Netheid pand, keuken.
• Het ondersteunen van diverse afdelingen (met name Finance, HR, Nieuwbouw/Projecten en 
het MT) met voorkomende administratieve werkzaamheden. O.a. het verzorgen van 
correspondentie, versturen mailings.
• Up-to-date houden van jaarplanning/ kalenders/agenda’s, plannen afspraken.
• Voorbereiden vergaderingen (externen/trainingen).
• Het bewaken en onderhouden van het registratiesysteem/portal voor klanten.
• Verwerken keuringsrapporten.
• Uitvoerende taken wagenparkbeheer.
• Aanmaken en opvolgen van klachten in het centrale klachtensysteem.

Verantwoordelijkheden Finance
• Het ondersteunen van de administratie, zoals:
• Het maken van uitgaande facturen. 
• Inboeken van pakbonnen.
• Verwerken inkomende facturen.

Bevoegdheden 
• Het doen van bestellingen/ boekingen tot €500,-.
• Inplannen van vergaderingen. 
• Uitgifte kantoorartikelen.


• Uitgifte/ inname auto’s.


 
Kennis en vaardigheden
• Minimaal MBO niveau 4+ werk- en denkniveau.
• Relevante opleiding tot bijv. Telefoniste/Receptioniste, Secretaresse of Managementassistent.
• Minimaal 2 jaar recente werkervaring in soortgelijke functie.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
• Goede organisatorische vaardigheden
• Kennis van MS Office.
 
Competenties van het bedrijf
• Betrokkenheid
• Excellente service
• Innovatie
• Integriteit
• Veiligheid


Competenties functie gerelateerd
• Klantgericht
• Resultaatgericht
• Accuraat 
• Zelfstandig 
• Proactief
• Flexibel
• Communicatief vaardig


Herken jij je in bovenstaand profiel? Stuur ons dan jouw CV onderbouwt met een goede motivatie waarom jij de persoon bent die wij zoeken.




Vacature delen:

email print
Solliciteer direct

Niet wat je zoekt?
Misschien is dit wat voor je

Wij maken op deze website gebruik van cookies om het gebruik van de website te vergemakkelijken, de prestaties en gebruikerservaring te verbeteren en we monitoren de technische werking van de website volledig anoniem. Om de relevantie van het aanbod op deze website en op websites van derden te verhogen vragen wij je toestemming door op akkoord te klikken. Klik op instellingen om aan te geven welke cookies je accepteert.

Lees ons privacy statement voor meer informatie.

Instellingen
Akkoord

Cookie instellingen

Wij maken op deze website gebruik van cookies om het gebruik van de website te vergemakkelijken, de prestaties en gebruikerservaring te verbeteren en we monitoren de technische werking van de website volledig anoniem. Om de relevantie van het aanbod op deze website en op websites van derden te verhogen vragen wij je toestemming door op akkoord te klikken. Klik op instellingen om aan te geven welke cookies je accepteert.

Lees ons privacy statement voor meer informatie.

Kies uw configuratie:
Standaard
Persoonlijk
We zorgen voor een veilig gebruik van onze website
De website werkt correct
We voorkomen dat je acties meerdere malen opnieuw moet uitvoeren
We monitoren de technische werking van de website volledig anoniem
We verzamelen informatie om de website te verbeteren op basis van prestaties
We verzamelen informatie om de relevantie en effectiviteit van campagnes te beoordelen
We passen de website aan met persoonlijke inhoud
We tonen relevante advertenties op andere websites
De website werkt zoals wij het bedoeld hebben
Standaard
Persoonlijk